Существуют определенные правила составления и оформления личных и деловых писем, каждый вид которых легко найти в интернете. Деловые письма бывают разнообразных тематик и назначений, это и письма-претензии, и благодарственные, и гарантийные и т.д. Но мы не будем здесь вдаваться в скурпулезные подробности написания каждого вида, а озвучим лишь основные постулаты и правила к оформлению личной конвертной корреспонденции.
Если Вы задались вопросом «Как правильно оформить письмо», значит вам не все равно, что подумает о вас получатель и какое произведет впечатление ваше письмо на него. Знайте, человек при получении письма сосредотачивает свое внимание на множестве факторов, даже бывает, не осознавая этого:
- аккуратность написания
- почерк
- соблюдение границ и абзацев
- и многие другие.
Соблюдение или несоблюдение этих правил наглядно демонстрирует не только отношение человека, написавшего письмо, к адресату, но и уровень образованности корреспондента. Разумеется, если письмо изобилует ошибками, правками, громадными или вообще отсутствующими полями, оно без даты и даже без подписи, адресат сразу поймет неуважительное отношение отправителя. По этой причине даже непрочитанное письмо уже способно дать информацию для размышлений, а стоит ли вообще читать такое послание.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод — чтобы письмо произвело правильное впечатление и ответную реакцию, его необходимо оформить правильно!
Давайте же рассмотрим подробнее, как оформить письмо правильно:
План построения:
1. Обращение пишется с новой строчки, оно должно содержать имя того, кому направляется письмо. В случае если письмо официальное, также указывается фамилия, в конце обращения ставится один из знаков препинания – запятая, точка или восклицательный знак.
2. Основная часть письма по всем правилам пишется с красной строки и с большой буквы, при этом обязательно соблюдаются поля. Написанное должно быть читаемым и опрятным. Логически завершенные элементы оформляются в абзацы. Не стоит также забывать о необходимости придерживаться некоторого расстояния между строками и абзацем.
4. Завершающая фраза должна быть написана в правом углу, в зависимости от того, кому предназначено письмо, изменяется и сама фраза. В официальной корреспонденции чаще всего пишется «С наилучшими пожеланиями» или «Мы надеемся». В неофициальных письмах выбор намного больше и ограничивается лишь фантазией автора.
5. Дата написания проставляется внизу справа, при этом месяц рекомендуется указывать буквами, а не цифрами, так как цифровое обозначение иногда может привести к путанице.
6. Подпись указывается или внизу письма, в центре, на строчку выше даты, или в нижнем левом углу на уровне с датой. В официальных письмах также может присутствовать расшифровка подписи.
Написав письмо, остается лишь оформить конверт, последние тенденции предполагают граммотное написание в графе «Куда» адреса получателя начиная с улицы, номера дома и квартиры, а только после этого пишется пункт назначения и в самом конце область и страна. Индекс аккуратно вносится в специальное поле по образцу, находящемуся на оборотной стороне конверта.